اسأل فريق التعلّم والتطوير أين يوجد سجلّ التدريب لديهم، وكثيرًا ما تحصل على إجابتين. الدورات الإلكترونية في منصّة، وكل ما عداها في جدول لدى أحدهم أو في سلسلة رسائل أو في لا مكان: ورشة الربع الماضي، ومؤتمر حضره ثلاثة موظفين، وتدوير رتّبه مدير، ودورة اشترتها إدارة بنفسها.
هذا الانقسام هو سبب استغراق تقرير التدريب السنوي أيامًا في التجميع، ثم مناقشته بعد ذلك. ولا سبيل إلى نقل مؤتمر إلى داخل منصّة، فالحل أن يبقى سجلّه في المكان نفسه الذي فيه كل شيء آخر.
أسنِده كما تُسنِد أي تدريب آخر
الخطوة الأولى أن تكفّ عن معاملة التدريب الخارجي كحالة استثنائية. الورشة والمؤتمر والتدوير والدورة المستضافة في مكان آخر، كلها يمكن إسنادها إلى موظف بموعد نهائي وتعليمات مكتوبة، تمامًا كوحدة داخلية.
وما ينبغي أن تقوله التعليمات هو: ما الذي يُحتسب إتمامًا؟ وهنا يفشل كثير من الإسناد الخارجي، فعبارة «احضر ورشة الامتثال» تترك الموظف يخمّن إن كانت دعوة التقويم أو صورة الشهادة أو لا شيء هي الردّ المتوقّع.
- الدورات على منصّة خارجية: سمِّ الدورة بالتحديد، وحدّد شكل إثبات الإتمام، وهو غالبًا شهادة المزوّد.
- الورش والمؤتمرات: سمِّ الجلسة وتاريخها. الحضور هو الدليل، فحدّد من يؤكّده.
- التدوير الوظيفي والمرافقة: حدّد المدة والمشرف عليها، لأن التأكيد ينبغي أن يأتي منه لا من الموظف نفسه.
أبلِغهم مرّة واحدة، في المكان الذي يتابعونه أصلًا
الإسناد الذي يصل رسالةً معادَ توجيهها من مدير يضيع بين ما سواه في البريد. أما الذي يصل إشعارًا في التطبيق نفسه الذي يستخدمه الموظف لبقية تدريبه فلا يضيع، ويحمل معه الموعد النهائي والتعليمات.
والمِحكّ العملي: هل يستطيع الموظف أن يجيب عن سؤال «ما التدريب المطلوب منّي، وبحلول متى؟» من دون أن يسأل أحدًا؟ إن لم يستطع، فالمعلومة صعبة الوصول، والتذكيرات اللاحقة لا تعالج ذلك إلا جزئيًّا.
أكِّد الإتمام بشيء يمكن عرضه
لا يدخل التدريب الخارجي في السجلّ إلا بعد أن يؤكّد أحدهم أنه جرى فعلًا. يرفع الموظف الشهادة أو تأكيد الحضور أو ما طلبه الإسناد، فيُحفظ مرفقًا بالإسناد نفسه، ويقرأ التقرير منه.
وللتدريب الذي يجري خارج المنصّة، يضيف تقييم قصير بعده الكثير إلى سجلّ الحضور. فالحضور يقول إن الموظف كان في القاعة، أما التقييم القبلي والبَعْدي فيقول إن كان ذلك قد غيّر ما يعرفه، وهو ما يقرّر شراء تلك الورشة مرّة أخرى من عدمه.
ومع إضافة الذكاء الاصطناعي في سلالم، يمكن صياغة مسوّدات أسئلة تلك التقييمات من مادة الورشة وأهدافها، وهي الجزء البطيء في إعدادها. ويراجع أحد أفراد فريقك الأسئلة ويعتمدها قبل أن يراها أحد. الذكاء الاصطناعي يصوغ، وفريقك يقرّر.
ما الذي يتغيّر
مع سجلّ واحد يأتي الرقم السنوي من مكان واحد بلا مطابقة. وتظهر الثغرات كذلك وما زال في الوقت متّسع لسدّها، لا وقت الإفصاح.
ولأصحاب العمل في السعودية سبب ثانٍ: كثير من التدريب الذي تُفصح عنه في منصّة قوى قد يكون تدريبًا خارجيًا أيضًا. والسجلّ الذي لا يغطّي إلا ما جرى داخل منصّة واحدة يُظهر ما استثمرته منشأتك أقلّ مما هو عليه فعلًا.