اسأل فريق التعلّم والتطوير أين يوجد سجلّ التدريب لديهم، وستحصل عادةً على إجابتين. الدورات الإلكترونية في منصّة. وكل ما عداها — ورشة الربع الماضي، ومؤتمر حضره ثلاثة موظفين، وتدوير رتّبه مدير، ودورة اشترتها إدارة بنفسها — في جدول لدى أحدهم، أو في سلسلة رسائل، أو في لا مكان.
هذا الانقسام هو سبب استغراق تقرير التدريب السنوي أسبوعًا في التجميع، ثم مناقشته بعد ذلك. والحل ليس نقل التدريب الخارجي إلى داخل المنصّة، فذلك مستحيل مع مؤتمر. الحل أن يبقى سجلّه في المكان نفسه الذي فيه كل شيء آخر.
أسنِده كما تُسنِد أي تدريب آخر
الخطوة الأولى أن تكفّ عن معاملة التدريب الخارجي كحالة استثنائية. الورشة والمؤتمر والتدوير والدورة المستضافة في مكان آخر، كلها يمكن إسنادها إلى موظف بموعد نهائي وتعليمات مكتوبة، تمامًا كوحدة داخلية.
وما ينبغي أن تقوله التعليمات هو: ما الذي يُحتسب إتمامًا؟ هنا يفشل معظم الإسناد الخارجي: عبارة «احضر ورشة الامتثال» تترك الموظف يخمّن إن كانت دعوة التقويم أو صورة الشهادة أو لا شيء هي الردّ المتوقّع.
- الدورات على منصّة خارجية: سمِّ الدورة بالتحديد، وحدّد شكل إثبات الإتمام — وهو غالبًا شهادة المزوّد.
- الورش والمؤتمرات: سمِّ الجلسة وتاريخها. الحضور هو الدليل، فحدّد من يؤكّده.
- التدوير الوظيفي والمرافقة: حدّد المدة والمشرف عليها، لأن التأكيد ينبغي أن يأتي منه لا من الموظف نفسه.
أبلِغهم مرّة واحدة، في المكان الذي يتابعونه أصلًا
الإسناد الذي يصل رسالةً معادَ توجيهها من مدير يضيع بين ما سواه في البريد. أما الذي يصل إشعارًا في التطبيق نفسه الذي يستخدمه الموظف لبقية تدريبه فلا يضيع، ويحمل معه الموعد النهائي والتعليمات.
والمِحكّ العملي هو: هل يستطيع الموظف أن يجيب عن سؤال «ما التدريب المطلوب منّي، وبحلول متى؟» من دون أن يسأل أحدًا؟ إن لم يستطع، فالتذكيرات التي ترسلها لاحقًا تعالج مشكلة في الوصول إلى المعلومة لا في الدافعية.
أكِّد الإتمام بشيء يمكن عرضه
لا يدخل التدريب الخارجي في السجلّ إلا بعد أن يؤكّد أحدهم أنه جرى فعلًا. يرفع الموظف الشهادة أو تأكيد الحضور أو ما طلبه الإسناد، فيُحفظ ذلك مقابل الإسناد نفسه لا في بريد وارد، ويقرأ التقرير منه.
وللتدريب الذي يجري خارج المنصّة، يساوي تقييم قصير بعده أكثر مما يساويه سجلّ الحضور وحده. الحضور يقول إن الموظف كان في القاعة. أما تقييم قبلي وبَعْدي فيقول إن كان ذلك قد غيّر ما يعرفه، وهو الرقم الذي يقرّر شراء تلك الورشة مرّة أخرى من عدمه.
يستطيع سلالم صياغة مسوّدات تلك التقييمات من المادة والأهداف، وهي الجزء البطيء في إعدادها. ويراجع أحد أفراد فريقك الأسئلة ويعتمدها قبل أن يراها أحد — الصياغة آلية، والقرار ليس كذلك.
ما الذي يتغيّر
سجلّ واحد بدل سجلَّين يعني أن الرقم السنوي يأتي من استعلام واحد لا من مطابقة. ويعني كذلك أن الثغرات تظهر وما زال في الوقت متّسع لسدّها، لا في يناير بعد أن يكون العام قد رُفعت تقاريره.
ولأصحاب العمل في السعودية سبب ثانٍ: التدريب الذي تُفصح عنه في منصّة قوى يشمل التدريب الخارجي أيضًا. والسجلّ الذي لا يغطّي إلا ما جرى داخل منصّة واحدة يُظهر استثمار المؤسسة أقلّ مما هو عليه فعلًا — راجع دليل الإفصاح نفسه لمعرفة ما يتوقّعه ذلك الرفع.