بروتوكول الاجتماعات وآدابها

على الأغلب، كل شخصٍ منّا دُعي إلى حضور اجتماع ولم يكن يرغب بالمشاركة فيه أو الانضمام إليه. كثيرًا ما نسمع ونلاحظ انزعاج الموظفين من اضطرارهم للانضمام إلى اجتماع ما دون إشعار مسبق أو أن يكون مبرمج له. إذ يأتي طارئًا دون تخطيط. فتلك الاجتماعات المفاجئة، لا تؤدي ثمارها ولا تكون فاعلة بالدرجة الكافية. عدا عن كونها مملة للحضور. حتى أن بعضكم يعدّها ضياعًا للوقت وإهدارًا للطاقات! لكنها بطريقة أو بأخرى جزء لا يتجزأ من الوظيفة لأي شركة. لذلك، وجب اعتماد بعض السلوكات والآداب الخاصة بالاجتماعات بهدف الوصول إلى أفضل النتائج الممكنة والملزمة للجميع، كما يجب بها أن تكون.

وهنا، لا بد من الإشارة إلى مجموعة من العوامل التي تلعب دورًا كبيرًا لتحقيق اجتماع فاعل ناجح تتلخص في: التخطيط والإدارة والمتابعة؛ فهي عناصر وأركان أساسية تعد وصفة نجاح لتحقيق الأهداف المرجوّة من تنظيم أي اجتماع.

في دورتنا التدريبية، سنهتم بمناقشة كل عنصر على حدة، أملًا في أن يكون اجتماعك التالي الذي تعقده أو تحضره أكثر نجاحًا وفعالية.